Su entidad acogió durante estos meses la fase piloto del proyecto, un proceso que implicó a la totalidad de sus empleadas y empleados públicos. ¿Cómo ha sido este camino? Háganos una reflexión sobre estos meses de trabajos conjuntos.

El Concello de Irixoa ya tenía experiencia en anteriores proyectos en la fase piloto por lo que ya conocía de antemano el trabajo que nos esperaba.

Participar en la fase piloto de un proyecto supone un esfuerzo inicial añadido, un análisis interno de lol que se está haciendo, cómo se está haciendo y en que se podría mejorar. En este caso la implicación afectaba a todos los departamentos, incluso a los propios órganos colegiados, por lo que la movilización a nivel de personas fue algo más compleja que en otras ocasiones.

Un proyecto de esta magnitud, que implica una transformación organizativa global y cambios en ciertos procesos, seguro que ha supuesto un esfuerzo extra para el plantel municipal en su trabajo diario. ¿Cómo se asumió este esfuerzo añadido por la/las trabajadoras/los del ayuntamiento? ¿Hubo momentos “difíciles” en el proceso de adaptación? Háblenos de ello.

El esfuerzo más grande fue para el personal de los departamentos que nunca habían trabajado en la plataforma digital o que lo venían haciendo para unos trámites muy determinados. Para los departamentos que ya estaban inmersos en el proceso de digitalización supuso hacer un análisis interno sobre el trabajo que se estaba haciendo, fundamentalmente en la posibilidad de unificar criterios.

En general hubo una implicación muy activa por parte del personal en el desarrollo del proyecto, asumiendo los roles que correspondían a cada miembro dentro del engranaje organizativo.

El objetivo final de todos estos trabajos es situar a la ciudadanía en el centro de la gestión municipal y mejorar la calidad del servicio público. ¿Considera que, de puertas para fuera, las vecinas y vecinos perciben estos cambios y esfuerzos realizados? De ser así, ¿cree que los valoran cómo algo positivo que mejorará la calidad y agilidad de la gestión municipal?

Habría que reforzar la labor de dar visibilidad a todas las mejoras internas en la organización administrativa. Es cuando se acercan al ayuntamiento para realizar alguna gestión cuando la ciudadanía puede percibir las mejoras.

La nombrada “brecha digital” es una realidad que afecta a la ciudadanía pero también a los empleados y empleadas públicas que se enfrentan a un nuevo modelo en la organización de su trabajo y la digitalización de los procesos administrativos. ¿En qué medida afectó y afecta este factor en el proceso de transformación digital en el que su ayuntamiento está inmerso en la actualidad en el marco del proyecto Concello Dixital?

Por parte del personal, el proceso de adaptación al nuevo modelo fue más rápido del inicialmente previsto. No hubo grandes dificultades para asimilar los cambios.

Hasta no hace mucho la brecha digital venía marcada más por el factor tecnológico que por el factor humano. La mejora y modernización de las infraestructuras de telecomunicación incidieron positivamente en la digitalización de los procesos administrativos.

Concello Dixital está desarrollando una serie de unidades didácticas con el objetivo de difundir y promover el uso de la Administración Electrónica por la ciudadanía. El contenido de la primera de estas unidades aborda el uso de la Sede electrónica y sus posibilidades. Atendiendo a la realidad de su ayuntamiento, ¿qué contenido propondría usted para una de ellas?

Además de abordar las distintas posibilidades para identificarse en la Sede, también convendría tratar la utilidad que puede tener para obtener información sobre los trámites del ayuntamiento o incluso para tramitar de forma presencial. Del mismo modo en que, cuando queremos comprar un producto en una tienda concreta, nos informamos previamente de sus características, precios, etc., y luego acudimos a la tienda con la selección hecha, también podemos informarnos en la Sede sobre trámites, documentación necesaria, tasas, incluso descargar el formulario y entregarlo ya cubierto en el ayuntamiento.            

Las Sedes electrónicas municipales llegaron para convertirse en una herramienta que sitúa a los ciudadanos en el centro de la gestión municipal, otorgándoles más autonomía en la relación administrativa con su ayuntamiento. ¿Cuáles son los servicios más y menos usados en la Sede Electrónica?

Los trámites más usados son los relacionados con el departamento de Urbanismo, y le siguen los de Padrón de Habitantes y las solicitudes generales.

La sede empezó a ser usada por las personas jurídicas, a las que la legislación obligaba a relacionarse con la Administración por medios digitales. La tendencia actual es que cada vez más personas físicas acudan a la Sede electrónica para realizar algún trámite.

Desde el inicio del proyecto, ya tenemos expedientes finalizados con personas físicas en los que los trámites y firmas tanto por parte del ciudadano como de la administración han sido 100% digitales.

La Administración Electrónica también tiene por objeto ampliar y reforzar la transparencia de la actividad pública en el marco de los deberes de buena gobernanza de los responsables públicos. Este necesario derecho a la información otorgado a la ciudadanía debería redundar en unos vecinos y vecinas más informados y exigentes en la gestión de su ayuntamiento. En este sentido, ¿Existe en la actualidad más implicación de los vecinos en la actividad municipal?

Tras la implicación a nivel interno, lo que se intenta es promover la administración digital entre la ciudadanía en un modelo de círculos concéntricos de cercanía a la administración. Todas aquellas personas que acuden presencialmente para algún trámite son informadas sobre la opción que tienen de hacerlo telemáticamente sin tener que acudir al ayuntamiento. Se trata de un proceso lento pero que, a falta de otro más dinámico, ya va dando los primeros resultados.

La crisis sanitaria derivada de la Covid-19 puso de manifiesto que las Administraciones Públicas, en general, y las Locales, en particular, han de estar preparadas para adaptarse a cambios continuos y funcionar de manera muy ágil y flexible. ¿Como valora la situación actual en la que se encuentran nuestras Administración Locales frente a los escenarios de cambio continuo a las que se enfrenta?

El confinamiento de 2020 fue el impulsor de la necesidad de una Administración dotada de estructura organizativa adecuada para las necesidades creadas por la nueva situación sanitaria.Para las organizaciones pequeñas como la nuestra fue un gran reto adaptarse a trabajar telemáticamente en cuestión de días y coordinar el trabajo entre personas, las videoreuniones, las sesiones telemáticas de los Órganos Colegiados...En nuestro caso particular se sumó a todo esto que estábamos inmersos en el desarrollo de otro proyecto piloto de administración electrónica y que nos tocó finalizar en estas condiciones adversas.

Creo que el gran salto ya está dado, los procesos están revisados y si en algún momento tenemos que volver al teletrabajo, ello no supondría en modificar nuestra forma de trabajo habitual.